内容証明郵便を出す方法や費用は？弁護士に依頼するメリットも解説｜債権回収の弁護士法人 東京新橋法律事務所

誰かとトラブルになった場合に、こちらの言い分を相手方に伝えるために「内容証明郵便」を使うことがあります。

内容証明郵便は一般の人も利用できるサービスですが、どのような制度なのか詳しく知らない方も多いと思います。

 

この記事では、内容証明郵便を利用する方法や費用のほか、弁護士に依頼するメリットについても解説していきます。

 

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、誰から誰に対して、いつ、どのような内容の文書が差し出されたかということを、郵便局に証明してもらうサービスです。

 

書かれている内容が「正しい」ことを証明してくれるものではありません。

郵便局に文書のコピーを5年間保存しておくことで、いかなる内容の文書が送付されたかを証明してもらえるのです。

 

普通の郵便の場合には、受け取った人が文書の内容を書き換えてしまうおそれがあります。

内容証明郵便を利用することで、差し出した文書の内容を客観的に証明できることになります。

 

内容証明郵便なら差し出した日を証明することができます。配達日時も証明したいことが多いと思いますので、普通は内容証明とセットで「配達証明」もつけておいた方がいいでしょう。

 

配達証明付き内容証明郵便を送付することで、送り主の意思を明確に伝えることができ、後から証明することも可能となります。

 

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内容証明郵便の効力

内容証明郵便には法的な意味があります。

お金や物の引き渡しを請求したり、契約を解除したりするときには意思表示が必要となります。「意思表示をきちんとしたか」、「いつ意思表示をしたか」ということは法的に重要な意味があります。

 

例えば、お金を貸した人は返済を請求できますが、時効があるため早めに回収する必要があります。回収できなかったとしても催促をすると１度だけ消滅時効が6か月間猶予されることになっているため、時効期間が迫っているときには催促状を送付することが大切です。ただし、相手に文書が届いていないときには時効は猶予されません。そのため、相手に文書が届いたこと、それがどのような内容のものなのかを証明するために内容証明を使います。

 

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プレッシャーを与えられる

内容証明を使うメリットは法的な効果だけではありません。

内容証明は証拠として残るため相手に強いプレッシャーを与えられるというメリットもあります。

内容証明は一定の手順を踏まないと利用できませんし、費用もかかるため相手に強い印象を与えることができます。

例えば、お金の支払いなど相手に何かを要求するときに内容証明を利用すると、こちらが本気であることが伝わり、電話や普通の郵便では要求に応じてもらえなかったのに、素直に応じてもらえるようになることがあります。

 

内容証明郵便を出す方法

内容証明には、「通常の内容証明」と「電子内容証明（e内容証明）」の2種類があり差し出し方法に違いがあります。

 

窓口から郵送する場合

すべての郵便局が内容証明を取り扱っているわけではないため注意が必要です。

集配郵便局など一定の郵便局のみのサービスとなっているため、あらかじめ郵便局に確認してください。

 

郵便局の窓口には次のものを持っていきます。

 

・送付したい文書 ・送付したい文書と同じ内容の文書（謄本）2通 ・差出人と受取人の住所氏名を記載した封筒 ・印鑑

 

送付したい文書と、同じ内容の文書（謄本）2通が必要となります。謄本は差出人と郵便局が保管するためのものです。コピーによって作ることもできます。

 

相手に送付する文書については用紙のサイズなどに特に決まりはありませんが、謄本については字数や行数などが決まっているので注意してください。

 

内容証明の具体的な書き方については、「債権回収の内容証明作成方法を弁護士が解説！債権回収を効率よく解説！」をご参照ください。

 

間違っている所があれば訂正を求められるため訂正印を押して修正します。

内容証明だけでは配達日がわからないため、オプションで「配達証明」も頼んでください。

 

e(電子)内容証明郵便の場合

「e内容証明（電子内容証明）」は、インターネットからいつでも内容証明郵便が送れるものです。

窓口から発送するものと比べると封筒や用紙を準備しなくていいことや、大量の発送がしやすいというメリットがあります。

 

「e内容証明」を利用するには、「Webゆうびん」サービスの利用登録が必要です。

Webゆうびんに登録しログイン後、Word形式で作成した内容証明文書をアップロードして差出人などを記入します。

Word形式は指定されており、専用のひな型（フォーマット）を使用して文書を作成することになります。

アップロードが完了すれば機械で自動的に印刷から封入、発送までしてくれます。

 

内容証明郵便の費用

内容証明の料金は「郵便局の窓口」から発送する場合と、「e内容証明」を利用した場合とで異なります。料金は2023年7月時点のものです。

 

窓口から郵送する場合

基本の郵便料金にオプション料金としてプラスされる形になります。

 

内容	料金
郵便料金	84円～
内容証明料金	1枚440円（2枚目以降260円）
書留料金	435円
配達証明料金	320円
合計	1279円～

 

e(電子)内容証明郵便の場合

郵便局の窓口から送付しないため、通常の料金とは異なる料金がかかります。

例えば、差出人は文書の謄本を受け取りますが、郵送してもらう必要があるので特別な料金がかかります。

 

内容	料金
郵便料金	84円～
電子郵便料金	1枚目15円（2枚目以降5円）
内容証明料金	1枚382円（2枚目以降360円）※
書留料金	435円
配達証明料金	320円
謄本送付料金	304円※
合計	1540円～

※複数の人に送付するときには料金が異なることがあります。

 

内容証明郵便の作成を弁護士に依頼するメリット

内容証明郵便は一般の人が送ることも可能ですが、弁護士に依頼することでさまざまなメリットを得ることができます。

 

法律的に正しい内容で送付できる

内容証明郵便は証拠として残るというメリットがあります。もっとも、文書の内容によっては不利になることもあるので注意が必要です。

例えば、脅迫的な内容の文書を送付してしまった場合には、差出人が法的な責任を問われることがありますが、内容証明で送付したのであれば相手方にとって有利な証拠となってしまいます。

 

また、消滅時効をストップさせたり、契約の解除をしたりなど法的な効果を生じさせるには、その要件を満たすために一定の事実を記載する必要があります。

法的な知識が十分にないと形式的に内容証明を送付しても、期待した法的な効果が認められないおそれがあります。

 

弁護士に依頼すれば適法な内容証明を作成することが可能です。

 

債権回収などの実現可能性が高まる

内容証明郵便の内容として、訴訟などの法的な手段を予告することも一般的です。

ですが一般の人が、「このままでは訴えます」と警告しても、実感がわきにくいため、「実際に訴えたりはしないだろう」と甘く見られることがあります。

 

これに対し、弁護士から内容証明を送付された場合、訴訟の専門家である弁護士からの警告であるため、単なる「はったり」ではなく法的な手続きをとられる現実味を感じることになります。

そのため、一般の人が内容証明を送付して効果がなかったときでも、弁護士が内容証明を送付することで、話し合いに応じてくれたり、素直に要求に応じてくれたりすることがあります。

 

相手との交渉を一任できる

内容証明郵便の送付は手段であって目的ではありません。内容証明を送ったことで相手から何らかの反応があった場合に適切に対応することが大切です。

もしも相手から内容証明の内容に反論がされた場合に、法的な根拠を示すことができないと状況が悪くなることがあります。

弁護士に対応を任せることで適切に処理してもらうことができます。

 

返送された場合の対応も円滑に行うことができる

内容証明は受け取ってもらえないと差出人に返送されることになります。

意思表示は原則として相手方に到達したときに効果が発生します。相手が知ろうとすれば知ることができる状態であれば到達したといえます。

 

そのため、内容証明を受け取ろうと思えば簡単に受け取ることができ、差出人の情報などから内容を推測できるのであれば、内容証明を受け取ってもらえなかったとしても意思表示は到達したといえます。

 

ですが実際に返送されてしまったときには何らかの対応が必要なことがあります。

例えば、お金の支払いを求めたのに内容証明郵便が戻ってきてしまったときは、法的な手段を考える必要があります。

弁護士であれば法的手段を含めて適切な対応を迅速に行うことが可能です。

 

＜関連記事＞債権回収は弁護士に依頼した方がよいのか？メリット、注意点をしっかり、分かりやすく解説

 

まとめ

・内容証明郵便は、いつ、いかなる内容の文書が誰から誰に差し出されたかを証明する制度です。

・内容証明郵便は、「窓口から郵送」する方法と、インターネットで手続きをとる「e内容証明」の2つあり費用が異なります。

・弁護士から内容証明を送付することで相手方に強いプレッシャーをかけられるため、素直に要求に応じてもらえることがあります。

 

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内容証明郵便を送ろうか悩んでいる方へ。

 

一般の方が内容証明郵便を送付しても相手が期待通りの行動をとってくれるとは限りません。

弁護士が交渉することで問題を早く解決できる可能性があります。

法的な手段をとることなくトラブルを解決できることもあります。

債権回収などトラブルの解決を専門に行っている弁護士に一度ご相談ください。

 

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