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債権回収をする際には催促状や督促状、内容証明などさまざまな文書を作成しなければなりません。それらを初めから自分で作っていくことは大変なことです。そのため普通は書式(ひな形、フォーマット)をもとに作成していくことになります。
この記事では債権回収に役立つ汎用性の高いひな形(テンプレート)を紹介するほか、効果的な契約条項についても解説します。
契約書の確認ポイント
債権回収の入口となるのが契約です。保証など一部を除き契約は口頭でも成立します。まずは契約書のポイントを確認しておきます。
契約書の意義
契約書がなくても大半の契約は成立します。しかし、「紛争予防機能」と「証明機能」という重要な意義があるため契約書を作成することが大切です。
紛争予防機能は、契約後に「言った、言わない」などの水掛け論を防ぐ効果です。契約書に明記されているため余計なもめ事が起こらず取引を安心して行うことができます。
証明機能は、債務不履行が生じた場合に法的手続きをとるときに必要な権利義務を証明する効果です。
効果的な条項
債権回収を容易にするために契約書に定めた方がいい条項があります。
遅延損害金条項
金銭債務の弁済を遅延したときは、弁済期の翌日から支払い済みまで年14.6%の割合による遅延損害金を支払うものとする。 |
このような規定を置かなくても法定利率(年3%)での請求をすることはできます。しかし法定利率を超える規定を置くことで他の債権者よりも優先して弁済してもらえるなど有利となることがあります。
※利率は、利息制限法や消費者契約法、割賦販売法、特定商取引法等の適用があるときは上限が決まっているため弁護士にご相談ください。
<関連記事>売掛金の回収に対する利息(遅延損害金)は、とることができるのか?
期限の利益喪失条項
債務者が弁済を一度でも遅滞したときはすべての債務の返済を求めることができる。 |
このように一定の事由が生じたら期限の利益を失うと定めることで支払期日の到来していない債務も回収可能となります。
契約解除条項
次の各号の一に該当した場合、催告なく直ちに本契約を解除することができる。 (1)監督官庁による営業許可の停止、その他の行政処分を受けたとき ~ (9)その他信用状態が著しく悪化し又は本契約を継続し難い重大な事由があったとき |
このような条項がないときには催告してから解除することになりタイムラグが生じてしまいます。無催告解除したいケースはできるだけ具体的に記載します。
<関連記事>企業における債権回収対策・契約上の注意点!トラブルを未然に防ぐ契約書作成のポイント
債権回収に関わるフォーマットを紹介
催促状から内容証明、訴状、債権放棄通知書など広範囲に用意しました。汎用性が高いように作られているため一部変更すればさまざまなケースに利用できます。
売掛金の催促状(商品代金・サービス料金の催促)
令和○年○月○日 株式会社X商事 御中 (個人の場合:〇〇様) 東京都○○市〇〇1-2-3 A株式会社 電話番号:〇〇〇―〇〇〇〇―〇〇〇〇 総務部 木村花子 お支払いのお願い 拝啓 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 先日は弊社の商品をご購入(サービスをご利用)いただきまして誠にありがとうございました。 さて、この度ご購入(ご利用)いただきました商品(サービス)の代金につきまして、○月末締にて下記の通りご請求(請求番号:○○○)させていただきましたが、支払期日を過ぎましても未だご入金の確認がとれておりません。 何かの手違いとは存じますが、念の為ご確認いただき、至急お支払い頂きますようお願い申し上げます。 敬具 記 <ご請求内容> 1.ご購入日(ご利用日) 令和○年○月○日 2.商品名(ご利用サービス) ABC 3.ご購入金額(ご利用金額) ○○○○円 4.お支払い期限 令和○年○月○日 <お振込先> ・あけぼの銀行○○支店 普通12345 A株式会社 なお、本状は○月○日現在の入金確認に基づいております。本状と行き違いでお振込みいただきました場合には、何卒お許し頂きますようお願い申し上げます。 |
※売掛金全般に利用できる便利な書式です。滞納の原因がわからない段階では高圧的な内容にならないようにします。支払期限は発送日から1週間程度先に指定し余裕をもたせます。
貸付金の催促
令和○年○月○日 株式会社X商事 御中 (個人の場合:〇〇様) 東京都○○市〇〇1-2-3 A株式会社 電話番号:〇〇〇―〇〇〇〇―〇〇〇〇 総務部 木村花子 ご返済のお願い 拝啓 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、令和○年○月○日に貴社(貴殿)にご融資いたしました下記金員について、ご返済期日である○年○月○日を過ぎましても未だご入金の確認ができておりません。 何かの手違いとは存じますが、念の為ご確認いただき、至急お支払い頂きますようお願い申し上げます。 敬具 記 <ご請求内容> 1.貸付日 令和○年○月○日 2.ご利用サービス ○○○○ 3.ご融資額 ○○○○円 4.利息 年○% 5.未納額 ○○○○円 <お振込先> ・あけぼの銀行○○支店 普通12345 A株式会社 なお、本状は○月○日現在の入金確認に基づいております。本状と行き違いでお振込みいただきました場合には、何卒お許し頂きますようお願い申し上げます。 |
※複数の借金がある可能性があるため契約を特定できる情報をできるだけ記載します。問い合わせの便宜のため電話番号や発行期日のほか請求書番号を記載することも有効です。
家賃の催促
令和○年○月○日 ○○マンション ○号室 鈴木一郎 様 東京都○○市〇〇1-2-3 A株式会社 電話番号:〇〇〇―〇〇〇〇―〇〇〇〇 総務部 木村花子 家賃のお支払いについて 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、本日は、令和○年○月分の家賃につきまして、支払期日を過ぎましても未だご入金の確認ができておりません。 何かしらの事情がおありかと存じますが、至急お支払いいただきますようお願い申し上げます。 敬具 記 <ご請求内容> 1.物件名 ○○マンション ○号室 2.未納賃料 ○○○○円 3.お支払い期限 令和○年○月○日 <お振込先> ・あけぼの銀行○○支店 普通12345 A株式会社 なお、本状は○月○日現在の入金確認に基づいております。本状と行き違いでお振込みいただきました場合には、何卒お許し頂きますようお願い申し上げます。 |
※催促状全般に言えることですが入金確認をいつ行ったかを記載することで二重振込のリスクを減らせます。
内容証明のテンプレート(1行20字以内、1枚26行以内)
督促状 (催告書、通知書、警告書、 売掛金請求書なども可) 当社は、貴殿との間において下記の内容の契 約を締結いたしました。
契約の種類 売買契約(○○サービス契約、消費貸借契約など) 契約日 令和○年○月○日 商品名(サービス名) ○○○○ 金額 ○○○○○円 納品日 令和○年○月○日 (サービス提供日、貸渡日など) しかし、貴殿は現在に至るまで必要な弁済を されておりません。 つきましては、支払期日までに残金をお支払 い頂きたく請求いたします。 尚、期日までに弁済いただけない場合には法 的措置を採らざるを得ないことをご承知おき 下さい。 記 支払期日 令和○年○月○日 残金 ○○○○円 振込先 あけぼの銀行○○支店 普通12345 A株式会社 令和○年○月○日 東京都○○市○○1-2-3 A株式会社 代表取締役 田中五郎 東京都○○区○○7-8-9 鈴木一郎 殿 |
※紙の内容証明は相手に送付する文書と証拠にする謄本の2種類があり謄本には1行の文字数などに制限があります。空白は行数や字数に数えません。末尾余白に記載した住所氏名も字数や枚数に算入しません。
くわしくは「債権回収の内容証明作成方法を弁護士が解説!債権回収を効率よく解説!」をご覧ください。
訴状のテンプレート(金銭請求権)
訴 状 収 入 印 紙 令和 年 月 日 ○○地方(簡易)裁判所民事部 御中 〒○○○―○○〇〇 東京都○○区〇〇 原告 ○○○○○ 印 電話 ○○―○○○○―○〇〇〇 FAX 〇〇―〇〇〇〇―〇〇〇〇 (送達場所)〒○○○―○○○○ 東京都〇〇市〇〇 ※書類を別の場所に送達してもらいたいときに記載 〒〇〇○―〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇 被告 〇〇〇○〇 売買代金請求事件(貸金返還請求事件など) 訴訟物の価額 ○○○○○円 ※請求金額 ちょう用印紙額 ○○○○円 ※収入印紙の金額 第1 請求の趣旨(※どのような判決を求めるかを記載) 1 被告は、原告に対して、金○○○○○円及びこれに対する令和○年○月○日から支払い済みまで年○パーセントの割合による金員を支払え。 2 訴訟費用は、被告の負担とする。 との判決及び仮執行の宣言を求める。 第2 請求の原因 (※請求の趣旨に記載した内容を求めることのできる理由を簡潔に記載する(契約日や代金、品目、数等))
証拠方法(※提出する証拠) 1 甲1号証 売買契約書 2 甲2号証 ○○○○○ ~ 付属書類 1 訴状副本 ○通(※訴状と同じ内容のものを相手の数だけ) 2 甲第1号証から第○号証まで(写し) 各○通 3 登記事項証明書 ※法人の場合に代表者の資格証明書として必要 |
※請求の原因には権利が存在する根拠となる具体的な事実を記載します。収入印紙の金額は請求金額によって変わります。
くわしくは「債権回収の民事訴訟!知っておきたいメリットとデメリット、手続き、流れを解説」をご覧ください。
債権放棄通知書
債権放棄通知書
当社(A株式会社)は、貴社(B株式会社)に対し下記の債権を有しておりますが、諸般の事情を考慮し、本書面をもって当該債権すべてを放棄いたします。
記 契約の種類 売買契約(○○サービス契約、消費貸借契約など) 契約日 令和○年○月○日 商品名(サービス名) ○○○○ 金額 ○○○○○円 納品日 令和○年○月○日(サービス提供日、貸渡日など) 支払期日 令和○年○月○日 以上 令和○年○月○日 東京都○○区○○1-2-3 A株式会社 代表取締役 木村太郎 東京都○○市4-5-6 B株式会社 代表取締役 鈴木三郎 殿 |
※回収不可能と判断されるときには債権放棄を行い損金処理を実施します。証拠とするため内容証明を用います。電子内容証明であれば文字数による制限はありません。
<関連記事>売掛金が回収が不能・困難な場合の仕訳・対応をわかりやすく解説
まとめ
・契約書には紛争予防機能や立証機能があるためできるだけ作成するようにしてください。
・契約書にはさまざまな条項をつけられますが期限の利益喪失条項など債権回収に役立つものもあります。
・債権回収に関するひな形はケースに合わせて書き換えることで効果的になります。不安がある場合には弁護士にご相談することをおすすめします。
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