前田祥夢
目次
売掛金を効率よく確実に回収していくには売掛金の管理が大切です。
売掛金管理は売掛金元帳により行っていきますが未回収の売掛金が生じた場合の対処法を事前に決めておくことが大切です。
この記事では売掛金の管理や回収方法、トラブルの対処法について解説していきます。
売掛金管理とは
未回収の売掛金を効率よく回収するために残高や支払期日などを管理することです。売掛金がたくさんあったとしてもそれが回収されないのであれば意味がありません。帳簿上は黒字でも倒産することがありますがそのような会社は売掛金の管理に問題があり回収に失敗している可能性があります。
売掛金管理をするためには「売掛金台帳」を作成することから始めます。売掛金台帳とは取引先ごとの売掛金の管理に使う補助簿のことです。売掛金元帳や得意先元帳ともいいます。売掛金の増減があるたびに総勘定元帳のほか売掛金元帳にも記入していくことになります。
売掛金とは
企業が商品やサービスを販売提供した場合に代金を後払いにしたときの金銭債権のことです。帳簿における勘定科目でもあります。
得意先とはひと月の間に何度も似たような取引を繰り返し行います。取引のたびに決済を行っていたのでは手間や振込手数料などがかかり事業に支障が出ることもあります。そのため代金を後払いにする取引が行われており「掛取引」と呼びます。取引相手を信頼していないと成立しないため信用取引の一種です。
このような掛取引により自社がもっている金銭債権を「売掛金」といいます。
＜関連記事＞売掛金とは？意味と回収・未回収時のポイント及び、仕訳方法をわかりやすく説明
売掛金と買掛金の違い
売掛金に似たものとして「買掛金」があります。
売掛金が自社のもっている債権であるのに対し、買掛金は取引先に支払わなければならない債務のことです。正確にいえば買掛金とは、「製造や販売のために商品を代金後払いで仕入れた際の金銭債務」を指します。自社で使う備品などの購入を掛けでしたときには「未払金」と呼びます。
掛け売りのメリット
掛け売りのメリットには、決済業務の効率化やビジネスチャンスの拡大が挙げられます。
決済業務の効率化
掛け売りのメリットとして業務の無駄を省き効率性を挙げられる点があります。取引が行われるたびに決済をするのでは手続きが煩雑すぎて通常業務に支障が出ます。請求書の発行や入金確認を毎回行っていくのは現実的ではありません。一定期間ごとにまとめて請求し入金してもらったほうが業務の効率化が図れます。
手元資金以上の取引ができる
信用取引ですから現金が手元になくても取引できるメリットがあります。つまり手元資金以上の取引を行うことができるため大きな取引も可能となります。
掛け売りのデメリット
掛け売りのデメリットには、回収がうまくいかないリスクや債権管理の手間があります。
回収がうまくいかないことがある
掛取引にはリスクがあります。売掛金は資産ではありますが現金ではないため支払いが確実ではありません。信用取引の一種であり確実に売掛金を回収できる保証はありません。取引先が経営に行き詰まり倒産してしまったり債務整理手続きに入ったりすれば全額の回収は難しくなります。たとえ回収に成功したとしても支払いが遅れればそれだけ資金効率が悪くなり経営に悪影響を及ぼすことになります。
債権管理の手間がある
現金支払であればその場で決済されるため入金管理はシンプルなものとなります。これに対し売掛金の場合には実際に取引先から支払いがなされるまで注意していなければなりません。
つまり売掛金の管理業務が必要となるのです。しかも掛け販売した後の売掛金管理だけでは足りません。そもそも掛け取引を行っていい相手なのかを見極める必要があります。信用がどの程度あるのかをあらかじめ調査し信用度に合わせて与信額を調整する必要があります。このような与信業務を含めた債権管理を行わなければなりません。
売掛金管理の流れ
売掛金管理は、1．売上の計上（請求書の発行）、2．支払方法の確認、3．入金の確認、4．売掛金の入金消込という流れで行うことになります。
1．売上の計上（請求書の発行）
売上があった場合には伝票などへの仕訳や売掛金台帳への記帳を行うことになります。記帳する際は金額の間違いを防ぐために請求書や納品書を確認しながら行います。
請求書の発行は取引先の締め日に間に合うようにできるだけ早めにするようにします。相手の締め日に間に合わないと一月遅れることになりますが、売掛金回転期間がそれだけ長くなり回収リスクが高まります。
2．支払方法の確認
入金確認の前提として支払方法の確認を行います。取引先によって支払い方法が異なるため事前に対象となる取引先の入金方法を調べておきます。売掛金の支払い方法は増えてきておりクレジットカードや手形・小切手などのほかに銀行を経由しない決済方法もあるため見落とさないように気をつける必要があります。売掛金台帳に支払い方法について記載しておくといいかもしれません。
銀行振込が一般的ですが入金口座が複数ある場合もあります。口座が複数あると見落としやすいためできるだけ統一しておきます。
3．入金の確認
支払い予定日以降に売掛金の入金を確認します。銀行振込の場合には銀行で直接確認するかオンラインバンキングで確認することになります。請求書の内容と一致するか名義人や金額に違いがないか念入りにチェックします。確認作業は支払い予定日に行っても構いませんが取引先が多数の場合にはチェックする日を決めておき一度にまとめて行います。ただし、あまり日数が開きすぎると支払いが遅れていることに気づけず回収が難しくなるので少なくとも一月に1回は行うようにします。
入金が確認できなかった場合には入金方法に誤りがないか、請求書の発行は適切に行なったかなど自社に問題がないか確認します。特に問題がなければ自社の担当者を通じて取引先に確認します。
4．売掛金の入金消込
「消込」とは、帳簿上から債権や債務の残高を消していく作業のことです。売掛金や買掛金が支払われたのであれば帳簿の記載も書き換えます。
入金を確認したら支払人名や売掛金額が請求書の記載と一致していることをチェックし問題なければ伝票や売掛金台帳に記入していきます。
入金金額が請求書と異なるときには原因を特定します。値引きを行っていたり返品があったりすることもあるため営業担当者に確認します。
＜関連記事＞売掛金回転期間とは？見方と計算方法をわかりやすく解説！
売掛金管理のポイント
漫然と管理しても効果的ではありません。ポイントは顧客管理をシンプルにすることです。
顧客情報を一元化する
売掛金管理は売掛金台帳をもとに行っていくことになります。売掛金台帳を用意することで得意先ごとに売掛金の回収の有無を把握し効率的な売掛金の請求が可能となります。
顧客情報の入力については社内規定で統一的なルールを作っておいた方がいいでしょう。担当者によって入力方法が異なると同じ取引先が複数登録されてしまうこともあります。どのソフトで管理するのか、表記のルールとして「（株）A」や「株式会社A」などを決めておきます。
遅延期間に応じて分類する
売掛金台帳には入金予定日と実際の入金額を記帳していくため入金が遅れている取引先は一目で分かります。どれだけ滞納しているのか遅延期間も手にとるようにわかります。入金の遅れ具合に応じて回収方法を変えることで効率的に売掛金を回収することができます。
遅延期間は30日ごとに区切るのがわかりやすいでしょう。「30日以下」、「31日以上60日以下」、「61日以上90日以下」、「91日以上」のように取引先を分けておき対応を分けます。例えば、91日以上となった場合には弁護士に回収を代行してもらいます。
＜関連記事＞債権回収は弁護士に依頼した方がよいのか？メリット、注意点をしっかり、分かりやすく解説
売掛金の管理の方法
売掛金台帳を作るには「エクセル」を使う方法と、「会計ソフト」を使う方法があります。
エクセルでの管理
売掛金台帳はエクセルなどの表計算ソフトで作ることができます。
エクセルを利用して売掛金元帳を作成するには入力する項目を決めておきます。入力すべき項目は、取引先名、請求年月日、売上金額、入金予定日、入金日、繰越残高などです。取引年月日、摘要（売上、繰越、値引、回収、商品・サービスの名称）なども必要に応じて記入します。
売上金額の項目には請求書や納品書に記載した金額を正確に記入していきます。1円でも異なると税務署による調査の際にトラブルとなることがあるため注意します。入金確認が取れた場合には入金日を入力していきますが入金がされていないのであれば空欄にしておきます。空欄にしておくことで未回収の売掛金であることがいつでも確認できます。
会計ソフトでの管理
最近の会計ソフトはクラウド型アプリもあり使い勝手が良くなっています。インターネット上で利用できるため異なる端末からアクセス可能となっていることやバックアップの心配がいらないというメリットがあります。伝票に記入すると自動的に各台帳に記入されます。
会計ソフトを利用している場合であっても自社のフォーマットに合わせた売掛金台帳を作成したいときには表計算ソフトを利用することになります。
売掛金に関するトラブルへの対処法
売掛金に関するトラブルとして、売掛金が合わない、支払いが遅れている、消滅時効を主張されているといったことがあります。こういった問題は事前に対処法を知っておけば問題ありません。
売掛金が合わない場合
売掛金と取引先の買掛金の数字が一致しなかったり請求書の金額と入金額が合わなかったりすることがあります。このようなことはよくあるので慌てる必要はありません。理由を調べて原因ごとに落ち着いて対処していきます。金額の違いに気づくためには入金確認が大切なため期末ごとにまとめて実施するのではなく毎月行うようにします。
売掛金よりも入金額が多いケースとしては売上の計上漏れが考えられます。原因がわかるまでは「仮受金」として計上しておきます。判明した時点で売掛金に計上し直します。商品を月末に納品し翌日に仕分けすることで起こりやすくなります。売上計上の基準日を社内に周知することが対処法となります。
差額が数円などわずかな場合には消費税の端数処理が原因の可能性が高いです。消費税の端数処理には四捨五入、切り捨て、切り上げがあり会社によって異なります。この場合には入金時に仮受消費税を相殺処理することになります。原因が特定できないときには「雑収入」、「雑損失」で処理することになります。
売掛金回収が遅れている場合
入金が確認できず取引先が支払いを滞納していることがわかった場合にはすぐに回収業務を開始します。そのためには支払いが遅れている原因を知ることから始めます。原因によって回収方法に違いがあるからです。
まずは担当者を通じて取引先に支払いが遅れている理由を確認します。単純な支払い忘れであればすぐに対応してもらえるので特に問題はありません。
回収に困るのは支払いたくても支払えないケースです。取引先の資金繰りが悪くなっていて支払ってもらえないときです。支払いの遅れが一時的なものであるであるときには支払予定がいつなのか確認し問題ない期間であればその日まで様子を見ることもできます。ですが支払いの見込みが立たないときや予定を過ぎても支払われないときには債権回収を急ぐ必要があります。
債権者は自社だけでなく他の取引先や銀行などがあり先を越されてしまうことがあります。経営状態が悪いのであれば自己破産など倒産手続きをとられてしまうこともあります。そうなると売掛金の回収は難しくなってしまいます。回収できたとしても一部しか回収できないこともあります。売掛金回収の基本はスピードです。できるだけ早く行動を起こすことが大切です。
＜関連記事＞取引先が倒産・破産した場合の対応は？回収不能を防ぐための事前準備と対応を弁護士が解説
内容証明郵便
取引先と連絡が取れなくなったり長期にわたって売掛金を滞納する状態になったりしているときには回収の意思を明確に示すことが必要です。そのために効果的な方法として内容証明郵便があります。郵便局から送付するだけなので手軽に利用することができます。内容証明は証拠として残り、きちんと回収している印象を与えることができるため支払いに応じてくれることがあります。時効を止めるためにも重要な手段です。
＜関連記事＞債権回収の内容証明作成方法を弁護士が解説！債権回収を効率よく解説！
売掛金を相殺する
売掛金を持っている得意先に対し自社が債務を負っている場合、つまり買掛金があるときもあります。このような取引先に対しては売掛金と買掛金を相殺することで実質的に回収することができます。
＜関連記事＞相殺による債権回収の基本4つのポイント
商品の引き上げ
納品した商品を引き上げてしまう方法もあります。契約で「商品の所有権は代金全額を支払った時に買主に移る」と約束しておけば取り戻すことができます。このような約束をしていなかったケースでも契約を解除して引き上げる方法もあります。注意点としては取引先の同意を得なければならないことです。勝手に取り返してしまうと違法行為となるので注意が必要です。
法的手段をとる
当事者だけでは売掛金の回収ができないこともあります。取引先が協力的でないときには回収に限界があります。裁判所を利用した債権回収手段にも色々ありますが売掛金の回収方法としては支払督促と訴訟が重要です。
支払督促は書面審査のみで相手方に対し支払いを命じてもらうことのできる手続きであり簡易裁判所で申し立てることができます。
訴訟には少額訴訟という簡易な手続きも用意されています。売掛金の金額が60万円以下でなければなりませんが1日で審理して判決まで出してもらえるので解決までの時間や費用が少なくて済みます。
訴訟が一番確実な方法ですが訴状や証拠を用意することや法廷でのやり取りを考えると専門家である弁護士に任せることをおすすめします。
＜関連記事＞売掛金回収のための法的手段とは？具体的な手順を解説
売掛金の時効を止める方法
売掛金には時効が存在します。消滅時効にかかると売掛金の回収が不可能となってしまいます。売掛金の時効は支払期日の翌日から起算し5年経過すると成立する可能性があります（2020年3月31日以前に生じた売掛金についてはもっと短いことがあります。）。
時効は期間が経過するだけでは成立せず債権者に対する意思表示によって完成します。つまり、「売掛金は時効によって消滅したので支払いません」と取引先から言われた時点で回収できなくなります。
期間が経過する前に一定の対策をとることで時効を阻止することができます。訴訟などの法的手段をとることが確実ですが「催告」するだけでも一時的に成立を猶予することができます。ただし、6か月間猶予されるだけであり、しかも1度しか使えないため時効完成間近でしか有効ではありません。
比較的簡単な対処法としては売掛金の「承認」があります。売掛金の存在を認めてもらうことができれば時効期間がリセットされその日の翌日から5年経過するまで時効にかからなくなります。
口頭での約束では証拠が残らないので書面にサインしてもらうことが重要です。一部弁済をしてもらうことも承認に当たるので銀行振込などで記録を残すことも有効です。
＜関連記事＞売掛金の時効はいつ？未回収にさせないためにするべきこと
まとめ
・売掛金管理とは売掛金の支払期日や残高などを管理し回収を効率的に行うことです。
・売掛金管理は「売掛金元帳」により行います。売掛金元帳は会計ソフトやエクセルを利用して作成します。売掛金元帳を作成しておけば未入金の売掛金がすぐに把握できます。
・売掛金管理は、1．売上の計上、2．支払方法の確認、3．入金確認、4．入金消込という流れで行います。
・売掛金が未払いであったり入金額が一致しなかったりするときは担当者に確認し原因ごとに対処します。取引先に原因があるときにはすぐに回収業務を行います。
・支払いに応じてもらえない場合にはできるだけ早く弁護士に相談することが大切です。
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