前田祥夢
目次
債権回収にはさまざまな手段があります。電話や通常郵便による催促、近距離であれば訪問することもあります。
しかし、連絡がつかないことや再三の催促にも応じてもらえず回収不能になることがあります。
このような場合に確実に相手に意思表示を届けたり、効果的に弁済を促したりする方法が必要です。
そのようなときに使える便利な方法が内容証明です。
この記事では債権回収に関する内容証明の作成方法やその効果、メリットやデメリットについてくわしく解説していきます。
債権回収における内容証明とは
内容証明とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出したかということについて、郵便局に証明してもらう制度です。
内容の真実性を証明してくれるものではなく、あくまでどういった文書を送ったかを証明してくれるものです。
具体的には、差出人が差し出した文書の謄本（コピー）が元の文書と同じであると郵便局に証明してもらうことができます。５年間は郵便局にも謄本が保管されているので閲覧したり再度証明を受けたりすることもできます。
これにより受取人が文書の改ざんをすることができなくなるのです。
また、配達した事実を記録する配達証明というサービスもあります。これにより配達した日付が客観的に証明されることになります。あくまで別のサービスですので必要であれば一緒に利用します。差し出した後であっても利用可能です。
債権回収の際に内容証明を利用する場合には、相手に文書が届いたことを確認できることが重要なため、通常は配達証明も併せて利用することになります。
内容証明郵便を使った方がいい場合とそうでない場合
内容証明郵便は、相手に対するプレッシャーの度合いが強く、法律上も重要な意味があるため時と場合を選んで使用すべきです。
催促しても支払ってくれない
債権の回収にあたっては、最初は穏当な方法を使い少しずつ強力な方法に切り替えていくことが基本です。
文書での催促についてもはじめから威圧的な文言は避けるべきであり、形式面でも内容証明郵便を利用することは行き過ぎと言えるでしょう。
一方で何度も催促しているのに支払いに応じてくれず法的な対応や弁護士への依頼を考えている状況であれば内容証明郵便の利用を検討すべきです。
うまくいけば法的な対応をとらなくても支払いに応じてくれる可能性もあるからです。
また、時効が差し迫っているときには時効の完成を猶予させることもできるので滞納が長期間に渡っているときには積極的に利用すべきです。
＜関連記事＞【弁護士監修】支払催促状の書き方と送付方法{テンプレート付}
取引への影響を考える
内容証明は証拠に残りますし手間や費用もかかるため相手にプレッシャーを掛けることになります。
そのため、債務者との関係が悪くなってしまうおそれがあります。
もし今後も関係を維持していきたい相手であるのであれば弁護士に相談するなど自分で内容証明を送る以外の方法を検討したほうがいいかもしれません。
内容証明の書き方
内容証明郵便を利用するには、送付する文書のほかに差出人と郵便局で保管するものが必要なため3通必要となります。
内容証明郵便には書き方の決まりごとがあります。また、債権回収にあたって効果的な内容にするポイントもあります。
用紙の大きさや記載用具に制限はないため市販の内容証明用紙を使う必要はありません。そのため、パソコンを使って印刷したものでも構いません。また、コピーによって作成することもできます。
ただし、謄本（差出人と郵便局が保管する文書）については字数と行数の制限があります。
そのため、市販の内容証明用紙を使うと間違いにくいというメリットがあります。
内容文書以外のもの（図面や返信用封筒など）を入れることはできません。
英字は固有名詞のみしか使えないことに注意が必要です。つまり英文は不可能です。
文字、行数の制限
謄本の作成については次のように文字数と行数制限があります。縦書きだけではなく横書きにも対応しています。
【縦書きの場合】
・1行20字以内、1枚26行以内
【横書きの場合】
・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26行以内、1枚20行以内
※この制限は、差出人と郵便局が保管する謄本についてのものであり、相手に送付する文書にはこのような制限はありません。
文字数の計算方法
句読点「、」「。」は1字として計算します。
行間をあけた際の空白や文字と文字の間をあけた際の空白は行数や字数に数えません。
英字も全角半角の区別はないので、「Book」も「Ｂｏｏｋ」もいずれも4文字として数えます。
カッコは、開きカッコと閉じカッコをセットで1字として数え、開きカッコのある行の字数にします。
例えば、
債務者（鈴木 （6字）
一郎） （2字）
となります。
文字や数字を円や三角形などの枠で囲ったものについては、文字数＋1字とします。
例えば、
③ （2字）
⑩ （3字）
となります。
ただし、序列を表すために使う場合には1字として数えます。
例えば、
①金額 （3字）
②支払期日 （5字）
となります。
訂正方法
謄本に誤りがあるときには訂正することができます。
誤りのある箇所を削除するには元の字が読めるように二本線などで削除します。文字を挿入するにはどの箇所にどの文字が入るのかわかるように適宜記載します。
そして、欄外や末尾に訂正した文字数と「削除」「挿入」「訂正」と記載し、差出人の印を押印します。わからないときには書き直すか郵便局の人に教えてもらってください。
謄本が2枚以上となるときの契印
謄本の枚数が複数であるときには、綴り目に契印が必要です。紙をまたいで印鑑を押すということです。
内容証明に記載する内容
内容証明の文章をどのようなものにするかについて特に決まりごとはありません。
ですが任意の支払いを促す効果のある言葉や、法的な対応をとる際に有利となる文言を盛り込むことが大切です。
債権の特定
債権は同種のものが複数成立することがあります。そのため発生年月日や契約の種類などを示し特定できるようにします。商品の引き渡しなど債務履行が重要となるものについては履行した日も記載しておきます。
支払期限を明記する
すでに支払期限を経過しているからといって漠然と支払いを求めるだけで支払い期限を記載しないことは好ましくありません。これではすぐに支払う必要はないという誤解を与えてしまい結果として支払う意欲をそいでしまうことがあるからです。
支払期限を明記することでいつまでに支払わなければならないというプレッシャーを掛けることができます。
その際、「この書面を受領後1週間以内」という指定の方法もありますが、「令和○年○月○日まで」のように期日を明記する方法もあります。
「受領後1週間以内」という表現ではいつまでに支払うのか分かりづらいといえます。また、配達日次第で1週間目が休日となることもあり期限が不明確となります。そのため年月日で指定する方が効果的です。
その際、支払いが現実的に可能な日数となるようにある程度余裕をもたせます。
もともとの契約が支払期限について明確に定めていなかった場合にも同様です。
支払われなかった場合の対応
支払期限が書いてあったとしてもそれが守られなかった場合のペナルティを記載していなければ債務者に対するプレッシャーは弱くなってしまいます。
支払期限までに支払いが確認できなかった場合には法的手段をとることを明記しておきます。記載したら必ず法的手段を実施しなければならないという決まりはないため安心してください。
もちろん、あらかじめ具体的な法的手段について検討しておくことは大切ですが、支払いがなされなかった場合に考えるということでも間違いではありません。
内容証明のテンプレート（ひな形、文例）
内容証明の汎用性の高いテンプレートです。変更すれば他のケースでも利用可能です。必要に応じて分割払いの申し出など伝えたい内容を書き足して下さい。
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督促状 （催告書、通知書、警告書、売掛金請求書なども可）
当社は、貴殿との間において下記の内容の契約を締結いたしました。 契約の種類 売買契約（○○サービス契約、消費貸借契約など） 契約日 令和○年○月○日 商品名（サービス名） ○○○○ 金額 ○○○○○円 納品日 令和○年○月○日 （サービス提供日、貸渡日など）
しかし、貴殿は現在に至るまで必要な弁済をされておりません。 つきましては、支払期日までに残金をお支払い頂きたく請求いたします。 尚、期日までに弁済いただけない場合には法的措置を採らざるを得ないことをご承知おき下さい。
記 支払期日 令和○年○月○日 残金 ○○○○円 振込先 あけぼの銀行○○支店 普通12345 A株式会社 令和○年○月○日 東京都○○市○○1－2－3 A株式会社 代表取締役 田中五郎 東京都○○区○○7－8－9 鈴木一郎 殿 |
※送付する文書と謄本は内容が同じである限り体裁まで同じにする必要はありませんが、本文例は定められた謄本の書き方に準拠し、送付文書と謄本どちらにも使える形にしています。
謄本には、差出人と受取人の住所氏名を末尾の余白に記載することになっています。ただし、住所氏名が送付する文書に記載したものと同じときは省略可能です。
そのため、住所氏名を記載する位置を上部に持っていくことも可能ですが、本文例では汎用性の観点から末尾に付記しました。
付記した文字については謄本の字数や枚数に算入されません。余白がないときには別に記載して添付可能です。
内容証明を送る際のポイント
内容証明を送るときにもいくつか注意点があります。
差出方法
送付する文書と謄本2通のほかに、差出人と受取人の住所氏名を記載した封筒を持参します。
内容証明はどの郵便局でも利用できるわけではなく、集配郵便局と指定郵便局のみ対応しているので事前に確認しておきます。
訂正する可能性があるため差出人の印鑑を持っていったほうがいいでしょう。
料金
内容証明の料金は1枚440円で2枚目以降は260円が加算されます。
他に郵便料として84円～（大きさや重量により異なります。）、書留料435円、配達証明320円がかかります。
例えば、謄本が1枚であり定形郵便物（重量25g以内）のときは、合計1279円となります。
※料金は2022年11月時点のものであり変更されることがあります。
電子内容証明（e内容証明）
内容証明は、インターネットを使って24時間いつでも発送できます。
Word文書をアップロードすることで自動化された機械により内容証明郵便として送付してくれます。
文面を郵便局員に知られたくないときや大量に送付する場合に便利なサービスです。ただし事前に利用登録が必要です。
債権回収における内容証明郵便の効果
内容証明郵便を使うと実際にどのような効果が生じるのかを見ていきます。
プレッシャーをかけられる
内容証明は手間や費用がかかるため債権回収に対して力を入れていることが相手にも伝わります。証拠として残るものであることや普通郵便と異なり郵便局員から手渡しされることも心理的なプレッシャーを強めることになります。
「最終通告書」など、表題や文面を工夫することで法的措置をとる可能性を強く示すことでより強いプレッシャーを与えることもできます。
消滅時効の猶予
売掛金など債権には消滅時効があります。最後の弁済から長期間経過していると権利を失うおそれがあります。時効をストップさせるためには訴訟などの法的な手続きなどが必要となりますが、時効が成立しそうになっている場合でも債務者に催告することで6か月間だけ猶予してもらうことができます。
催告は何でも構わないため電話や普通郵便でもいいのですが証明できないと時効が成立してしまいます。
内容証明郵便（配達証明付き）を使うことで債務者に催告した事実や日時が証拠として残ることになります。そのため、将来法的な手続きを用いたときに重要な証明手段となります。
＜関連記事＞債権回収、借金には、時効がある！消滅時効とその対処方法について解説！
確定日付の付与
内容証明を利用すると使用した文書には確定日付が付与されます。確定日付のある証書は債権譲渡の第三者対抗要件になるため、債権譲渡をするときには債務者に対する通知をする際に内容証明郵便を使うことが大切です。
受取が拒否された場合
内容証明の受取が拒否された場合であっても意思表示の効果は生じます。例えば、時効期間を猶予したくて内容証明を送付した場合に、相手が受取を拒否したとしても催告の効果は生じます。
法律上意思表示は到達によって効果が生じるのが原則です。到達とは相手の勢力圏内に入ることです。つまり知ろうとすれば知ることができる状態になることです。
普通郵便であれば郵便受けに手紙が入れられた時点であり、書留であれば本人や家人などが受け取ることができた時点です。
そのため受取を拒否されたとしても、受け取ったが内容が読まれなかったとしても意思表示の効力は生じます。
内容証明を弁護士に依頼するメリット
内容証明を送るには必ずしも弁護士に依頼する必要はありません。多少手間はかかりますが債権者自身で内容証明の文面を作成し郵便局で手続きをとることはできます。
しかし、弁護士に依頼することで受けられるメリットもあります。
手間や時間の節約ができる
自社で内容証明を送る場合には事前に契約内容について精査し、権利の有無や時効までの期間の確認、適切な文言の選び方などを慎重に検討しなければなりません。
そもそも内容証明を送るべきケースなのかという根本的な部分から考えなければなりません。
本来は別の業務を遂行すべき担当者が全く別の業務に当たらざるを得ない状況は企業経営にとって好ましくありません。
付随業務にすぎない債権回収に手間や時間、人員を割くことは極力避けるべきです。弁護士に依頼すると費用的に見合わないと考える人もいますが、回収すること自体に意義があります。しっかり回収している企業であると認知されることで信用が高くなり、支払いを怠る債務者も減らすことができます。人件費を考えるとかえってコストが安くなることも多いです。
債権回収が早い
弁護士が内容証明を送付するとそれだけで支払いに応じてくれることが少なくありません。一般の人が送付するより弁護士が送付するほうが相手に与えるインパクトが大きいためです。
債権回収はスピードが命です。迅速に回収を行わなければ債務者の財産が失われたり債務整理手続きが行われたりして回収が難しくなります。内容証明のやり取りをするだけでも時間がかかります。その後の法的対応も考えると二度手間となりやすいため、債務者が素直に応じる可能性が低い場合にははじめから弁護士に依頼した方がいいでしょう。
事案にあった内容で作成してもらえる
内容証明を使うべきケースというのは千差万別です。それぞれのケースに応じて適切な内容で作成することは簡単ではありません。
状況に応じて文言を変えたり法的な要件を満たす内容を含めたり、配慮すべきことはいろいろあります。
例えば、法的措置について記載せず文体も柔らかい表現を使ってしまうと訴えるつもりはないと誤ったメッセージを伝えてしまうことになります。
反対に、法的措置を予告し表題や文体を工夫すれば相手に与えるプレッシャーもそれだけ大きくなります。
弁護士であれば事案に応じて適切な内容で作成することができます。
弁護士に依頼する場合
弁護士にも専門分野があります。債権回収に関して依頼するのであれば債権の回収を専門にしている法律事務所に依頼することが大切です。
普段から債権回収に慣れていなければ適切な内容証明を作成することはできません。
そのため、必ず債権回収を専門にしている事務所であるか確認するようにしましょう。
＜関連記事＞債権回収は弁護士に依頼した方がよいのか？メリット、注意点をしっかり、分かりやすく解説
債権回収の法的対応
内容証明の中に記載した「法的手段」とは具体的にどのようなものなのでしょうか。
具体的に解説していきます。
民事調停
裁判所を利用した話し合いによる解決を目指す手続きです。裁判官と民間人である調停委員に同席してもらってお互いの言い分を伝え合意を目指すものです。このように法的手段といっても強制的な手段だけではないのです。
相手と顔を合わせたくない場合には交代で調停室に入って話をすすめることもあります。訴訟と違って非公開で行われるのでプライバシーも守られます。
支払督促
簡易裁判所の書記官に債務者に対し支払い命令を出してもらう手続きです。書面審理のみで利用することができます。債務者から異議が出されない限り判決と同様の効果が生じ、債務者の財産に強制執行することができます。
債務者が異議を出すと通常の訴訟手続に移行することになっています。そのため、相手が債務の存在などで争っている場合には向いていません。
債務者が異議を出すおそれが特にないときは手間がかからず便利な方法といえます。
訴訟
話し合いによる解決が難しい場合に利用します。勝訴判決を得ると相手の財産に強制執行することができるようになります。
他の方法と比べると解決までに時間がかかりますが途中で和解することも多いです。
60万円以下のケースであれば1日の審理で判決まで出してもらうことのできる少額訴訟という簡易な手続きもあります。
他の手続きよりも専門性が高く弁護士でなければ手続きを遂行することは困難といえます。
＜関連記事＞民事訴訟による売掛金回収の方法｜メリット・デメリットまでご紹介
強制執行
相手の財産を差し押さえて強制的に債権回収をする方法を強制執行といいます。強制執行するには執行してもいいですよという公文書が必要であり、これを債務名義といいます。
債務名義は確定判決書や仮執行宣言付支払督促、調停調書などがあります。
つまり法的手段による債権回収は、1．債務名義を取得し、2．強制執行という流れとなります。もっとも、必ず強制執行するわけではなく執行する前に素直に支払ってもらえることもあります。
差押えできる財産は預金債権や不動産、商品、給料など経済的価値のあるもの全般です。効率的に回収できるものを差し押さえた方がいいので弁護士に相談することをおすすめします。
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まとめ
・内容証明とは、いつ、どのような内容の文書を誰から誰あてに差し出したかについて証明する郵便局のサービスです。
・債務者が請求に応じず回収不能となっているときには内容証明が有効です。ただし、相手との関係を維持したいときには慎重に検討します。
・内容証明には書き方のルールがあります。英字などの使用には制限があり文字数や行数の制限があります。
・インターネットを利用して送付することもできます。
・支払期限は期日を明記し、「1週間後」など債務者が認識しづらい表現は控えます。
・内容証明を利用するとプレッシャーを強くかけることができ任意の支払いを促す効果があります。特に弁護士が送付すると効果的です。
・時効の完成を防ぐ効果があります。
・受取を拒否されたとしても効果があります。
・弁護士に内容証明の作成を依頼すれば事案に応じた適切な内容を作成してもらえ、迅速な回収が期待できます。
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